Schweiz - Optimierung der OP-Materiallogistik in der Schulthess-Klinik
Autoren
Fabian Bausch / Jigme Pünkang / Philip Stettler / Priyanka Priyanka / Prof. Dr. Alfred Angerer
Ausgangslage
Land: Schweiz
Spital: Schulthess Klinik
Spitalbereich: Materiallogistik
Der effizienten Gestaltung von Logistikprozessen kommt in Spitälern eine zunehmend wichtige Rolle zu. Die Spitallogistik hat die Aufgabe, die Verfügbarkeit sämtlicher benötigter Ressourcen sicherzustellen, die zur Aufrechterhaltung der medizinischen Versorgung notwendig sind. Unter dem Gesichtspunkt des zunehmenden Kostendrucks im Gesundheitswesen ist die effiziente Ausgestaltung dieser Prozesse von grosser Bedeutung. Die vorliegende Fallstudie befasst sich mit der Frage, wie die Übertragung eines logistischen Materialflusskonzepts von der Automobilwelt in eine Schweizer Klinik gelingen kann.
Problemstellung
Der Begriff «Logistik» beschreibt sämtliche Anforderungs-, Beschaffungs -, Transport-, Lager-, Umschlags- und Entsorgungsvorgänge von Waren (Gudat, 2005). Die Krankenhauslogistik betrachtet insbesondere den Materialfluss vom Lieferanten bis hin zu den Patienten (einschließlich der Entsorgung von nicht wiederverwendbaren Gütern, Abfällen und Verpackungen). Im Bewusstsein von vielen Spitalmitarbeitenden spielt die Logistik jedoch oft eine untergeordnete Rolle, obwohl sie einen massgeblichen Einfluss auf die Zufriedenheit der Patienten, aber auch auf die Kosteneffizienz hat (Poulin, 2003). Infolge des wachsenden Optimierungsdrucks auf Spitäler ändert sich diese Wahrnehmung kontinuierlich. Spitäler rücken ihre Aufmerksamkeit zunehmend auch auf die Support-Prozesse und versuchen damit, die Leistung der internen und externen Logistik zu optimieren. In diesem Artikel wird das Fallbeispiel der Schweizer Schulthess Klinik untersucht, die Logistikkonzepte aus der Industrie auf ihre Anforderungen übertragen hat und so die Effektivität und Effizienz der OP-Materialflüsse steigern konnte.
Mit 160 Betten und 800 Beschäftigten ist die Schulthess Klinik eine der führenden Institutionen im Bereich orthopädische Chirurgie, Neurologie, Rheumatologie und Sportmedizin in Europa und Mitglied der International-Society-of-Orthopedic-Centers (ISOC). Die Klinik wurde 1883 gegründet und ist seit 1935 eine gemeinnützige Stiftung. In der Klinik werden jährlich 8`700 Operationen (20`000 Eingriffe) durchgeführt. Etwa 8`200 Patienten werden stationär behandelt. Seit 2006 ist die maximal wöchentliche Anzahl von Operationen um knapp 50 Prozent gestiegen. Um dies zu bewältigen, ist eine reibungslos ablaufende Materialversorgung zwingend notwendig. Jährlich müssen Materialien im Wert von ca. CHF 30 Mio. bestellt, gelagert, kommissioniert und punktgenau zum Operationssaal transportiert werden.
Seit 2010 waren die Geschäftsleitung und das Team des Operationssaals mit der Materiallogistik der OP-Einwegabdeckungen (custom-procedure-trays (CPT)) unzufrieden. Problematisch war vor allem der Materialfluss vom externen Lieferanten zum Spital, da die bestellten Materialen häufig verspätet ankamen. Der Lagerbestand dieser OP-Abdeckungen musste erhöht werden, um eine jederzeitige Verfügbarkeit im OP-Saal zu gewährleisten. Der erhöhte Lagerbestand nahm Platz in Anspruch, der für andere Prozesse vorgesehen war. Gewünschte Änderungen an den bestehenden Sets dauerten bis zur Umsetzung demzufolge noch länger. Das Umlaufvermögen erhöhte sich. Um den Prozess nachhaltig zu verbessern, hatte die Geschäftsleitung der Schulthess Klinik ein Projektteam (Leitung OP und Logistik) einberufen, das die Aufgabe hatte, diesen Missstand zu beseitigen.
Projektbeschreibung
Projektjahr: 2010
Projektdauer: 9 Monate
Vorbereitung
Die Gesamtleitung OP und der Leiter Logistik erkannten den Auftrag als Chance, die Optimierung des Materialnachschubs grundlegend anzugehen. Das Projekt sollte mehr als nur einen Lieferantenaustausch beinhalten. Folgende Ziele wurden für die interne Materialverfügbarkeit definiert:
- Verfügbarkeit: Gewährleistung einer einhundertprozentigen Verfügbarkeit der Materialen beim OP-Team.
- Kosten: Insgesamt soll die Logistiklösung die Kosten reduzieren. Einerseits soll ein Lieferant mit günstigeren Verkaufspreisen gefunden werden, andererseits sollen durch die Reduzierung der Bestände die Lagerkosten (Platz und Umlaufvermögen) gesenkt werden. Das OP-Team sollte gleichzeitig noch den Inhalt der einzelnen Sets optimieren.
- Qualität: Die Qualität der OP-Abdeckungen muss auf dem bisherigen hohen Niveau beibehalten werden.
- Ökologie: Der Verpackungsmüll soll möglichst reduziert werden.
- Produktänderungen: Änderungen an den bestehenden Sets sollen schneller realisiert werden können.
Schnell wurde klar, dass diese anspruchsvollen Ziele nur in einem interdisziplinären Team nachhaltig erreicht werden konnten. Das Projekt wurde deshalb in enger Zusammenarbeit mit den Chirurgen, den Pflegefachkräften und weiteren betroffenen Mitarbeitenden gestartet.
Tools/Konzepte
Just-in-Sequence, Kanban, Standardisierung, Materialsets
Umsetzung
Die meisten logistischen Innovationen der letzten Jahrzehnte kommen nicht aus der Gesundheitsbranche selbst, sondern entstanden in Unternehmen aus den Bereichen Industrie und Handel (Shong-Lee et al., 2011). Folgerichtig entschied sich das Team, nach «Best-Practices» ausserhalb der Gesundheitsbranche zu suchen und wurde in der Automobilwelt fündig, in der das Logistikkonzept «Just-in Sequence» seit geraumer Zeit etabliert ist.
Bei dieser Anlieferungsform handelt es sich um ein bedarfsgekoppeltes Logistikkonzept mit kontinuierlicher Direktanlieferung an den Bedarfsort des Abnehmers (Klug, 2010). Die Lieferung der Verbrauchsmaterialien erfolgt bedarfsgerecht bezüglich der Mengen und der Reihenfolge, in der sie gebraucht werden. Für die Schulthess Klinik heisst das, dass die OP-Sets nicht auf Verdacht bestellt und im Vorrat gehalten werden, sondern genau dann bestellt werden, wenn sie auch für konkrete Operationen benötigt werden. In der Fachsprache der Logistik wird hier von einem Übergang vom «Push»- zum «Pull»-Verfahren gesprochen: Der tatsächliche Verbrauch steuert die Nachlieferung des Materials (vgl. Abbildung 1).
Abbildung 1: Gegenüberstellung der alten und der neuen Logistiklösung in der Schulthess Klinik
In der Schulthess Klinik wird anhand des Operations-Wochenplans jede Woche am Donnerstagnachmittag per Fax eine Bestellung (ab dem 2. Halbjahr 2013 elektronisch) an den Lieferanten übermittelt. Die Lieferung erfolgt am nächsten Freitagmorgen. Diese auf den OP-Tag kommissionierte, bedarfsgerechte Anlieferung reduziert die Bestandshöhen enorm. Die langwierige Suche und Umsortierung der Materialen in den engen Lagerräumen entfällt.
Die Anlieferung der OP-Sets fällt umso leichter, je weniger Varianten an Sets im Spital vorhanden sind. Deswegen wurde im Rahmen des Projekts gleichzeitig eine Standardisierung der OP-Sets vorgenommen. Mit Hilfe der Chirurgen wurden 13 verschiedene OP-Sets mit jeweils 20 bis 40 Verbrauchsmaterialien definiert, die für alle OPs in der Schulthess Klinik geeignet sind.
Im nächsten Schritt stellte sich die Frage nach einem passenden Lieferanten der OP-Sets. Im Rahmen eines klar definierten Lieferantenwettbewerbs wurden fünf bereits bekannte und potenziell geeignete Lieferanten näher ins Visier genommen. Von diesen Lieferanten kamen bereits drei nach der ersten Runde nicht mehr in Frage. Es mangelte entweder an der Qualität oder die veranschlagten Kosten waren zu hoch. Schliesslich wurde die Firma 3M (Schweiz) AG ausgewählt, da sie den Anforderungen am nächsten kam. Nach einer engen Planungsphase zwischen dem Projektteam der Schulthess Klinik und dem Lieferanten konnte die Pilotphase der neuen OPSets initiiert werden. Zwei Monate lang hatten die Chirurgen die Möglichkeit, die neuen Sets im Rahmen realer Operationen zu benutzen und zu bewerten. Nachdem die Testphase gute Rückmeldungen zeigte, wurde entschieden, komplett auf den neuen Lieferanten umzusteigen. Dieser Prozess dauerte etwa acht Monate, weil die grossen Materialmengen im Lager abgebaut werden mussten.
Resultat
Gute Projektergebnisse – Verbesserungen auf mehreren Ebenen
Die Umstrukturierung auf das «Just-in-Sequence»-Konzept war ein grosser Erfolg, der von allen beteiligten Mitarbeitenden als sehr positiv empfunden wurde. Die Vorteile können folgendermassen zusammengefasst werden:
- Hohe Verfügbarkeit: Seit der Umstellung mussten keine geplanten Operationen wegen fehlender Materialien abgesagt werden. Die gute Zusammenarbeit mit dem Lieferanten gewährleistet eine höhere Transparenz und hilft zusätzlich, auf Notfälle und Engpässe rechtzeitig zu reagieren.
- Niedrige Kosten: Die Materialkosten konnten um 20 Prozent reduziert werden. Weiterhin werden logistische Aufgaben vom teuren OP-Team auf das Logistikteam verlagert womit Lohnkosteneinsparungen realisiert werden können.
- Gleichbleibende Qualität: Die Qualität der neuen Verbrauchsmaterialien wird vom OP-Team als ebenso gut eingestuft wie die alten Materialen.
- Bessere ökologische Bilanz: Umweltfreundliche Mehrwegboxen haben die bisherigen kartonierten Einwegboxen ersetzt; dadurch entsteht weniger Abfall.
Herausforderungen bei der Umsetzung
Wie bei jeder grossen Prozessumstellung mussten auch bei diesem Projekt diverse Herausforderungen bewältigt werden. Die meisten Hürden waren mit der spürbaren Unsicherheit seitens der Mitarbeitenden im OP-Saal verbunden. Da das neue Konzept kein grosses, sichtbares Lager mehr in der Klinik vorsieht, war ein professioneller Umgang mit den beteiligten Mitarbeitenden gefragt. Letztendlich konnten auch Skeptiker im Praxistest überzeugt und gewonnen werden. Während der umfassenden Pilotphase bewährte sich die neue Anlieferungsmethode im Alltag sehr gut. Auch bei unvorhergesehenen Situationen, zum Beispiel bei ungeplanten Notoperationen (8 Prozent aller Operationen), hat das System stets zuverlässig für pünktlichen Nachschub gesorgt.
Erkenntnisse aus der Fallstudie
Das skizzierte Projekt zeigt, wie der Materialfluss in einem Spital optimiert werden kann. Die entwickelte Lösung war aus Sicht aller Beteiligten ein Gewinn: Die Qualität der Patientenbehandlung wird gewährleistet, die Teams können sich immer auf die Versorgung mit Material verlassen und die Gesamtkosten des Prozesses sinken. Die Durchführung solcher innovativer Projekte kann nur gelingen, wenn die Lösung durch ein professionelles Prozessmanagement klar geplant und implementiert wird und die Bedenken aller Beteiligten berücksichtigt werden. Während sich der Aufwand für einzelne Personen in der Logistik leicht erhöht hat, sank der Gesamtaufwand für die Klinik in erheblichem Masse.
Quellenzitierung
Bitte zitieren Sie diese Quelle wie folgt:
Angerer, A., Bausch, F., Priyanka, P., Pünkang, J. & Stettler, P. (2016). Optimierung der OP-Materiallogistik in der Schulthess-Klinik. In A. Angerer (Hrsg.), LHT-BOK Lean Healthcare Transformation Body of Knowledge: Edition 2018–2019. Winterthur. Abgerufen von www.leanhealth.ch.
Literatur
Angerer, A., Bausch, F., Stettler, P., Priyanka, P., Stettler, P., & Schmidt, H. (2013). Fallstudie OP - Materialnachschub. Schulthess Klinik (Schweiz) optimiert Materiallogistik. Das Krankenhaus, 105(5), S. 532–534.
Gudat, H. et al. (2005): Verbesserung logistischer Prozesse im Krankenhaus. Teil 1:Grundsätzliches Verbesserungspotentiale des Logistikprozesses (Basisempfehlung). Bericht der Wissenschaftlichen Gesellschaft für Krankenhaustechnik (WGKT).
Klug. F. (2010): Logistikmanagement in der Automobilindustrie. Berlin Heidelberg: Spirig Verlag.
Poulin, E. (2003): Benchmarking the hospital logistics process: A potential cure for the ailing health care sec tor. CMA Management, 77(1), S. 20-20.
Shong-lee, I. S., Gammelgaard, B., & Su-Lan, Y. (2011): Logistics Innovation process revisited: lnsights from a hospital case study. International Journal of Physical Distribution & Logistics Management, 41(6), S. 577-600.
