Lean-Tools sind Methoden, die zur Optimierung von Prozessen verwendet werden. Sie dienen der Identifikation von Schwachstellen oder bieten praktische Hilfsmittel zur Unterstützung der täglichen Arbeit.

Lean-Konzepte verdeutlichen die Prinzipien des Lean-Managements und geben nützliche Informationen zur Umsetzung einer Lean-Transformation.

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5-Why-How-Laddering: Problemlösungstechnik, welche primär der Ursachenfindung der Qualitäts- und Prozessverbesserung dient. Durch fünfmaliges Hinterfragen, mittels der Frage «Why?», wird eine Ursache-Effekt-Beziehung bestimmt.

5S: Fünfstufige Methodik des Lean-Managements, die darauf abzielt, die Produktivität zu verbessern, indem Verschwendungen durch eine bessere Gestaltung des Arbeitsplatzes und des Umfelds vermieden werden.

A

A3: Strukturierte Methode zur Ursachenfindung und Lösungsentwicklung, welche sich an der PDCA-Logik orientiert. Zu-dem aktiviert das A3 innerhalb des Strategy-Deployments-Prozesses die unter-schiedlichen Hierarchieebenen.

B

Bottom-up-Ansatz: Einbezug der Spitalmitarbeitenden zur kontinuierlichen Optimierung der Prozesse. Dabei wird das Gesamtproblem von unten nach oben gelöst.

F

Fishbone-Diagram: Auch Ishikawa/Ursache-Wirkungs-Diagramm genannt, dient der Kausalitätsanalyse von Hauptproblemquellen. In der visuellen Darstellung werden Probleme potentiellen Fehlerursachen zugeordnet, wodurch die Lösungsfindung erleichtert wird.

Flussprinzip: Der Flow beschreibt den lückenlosen Übergang von einem Prozessschritt zum anderen. Im Gesundheitswesen können acht Arten des Flusses unterschieden werden, wobei Material-, Behandlungs- und Informationsflüsse als am wichtigsten angesehen werden.

Future-State-Diagram: Dient der Analyse und Optimierung definierter Prozessabschnitte, welche im Rahmen einer Wertstromanalyse visualisiert wurden.

G

Gemba: Japanisch «Tatort/der Ort des Geschehens». Im Gegensatz zum Management by walking around beschreibt Gemba die systematische Beobachtung von Wertschöpfungsprozessen am Ort des Geschehens.

H

Hourly Safety Round: Beschreibt eine Umstrukturierung der Arbeitsabläufe des Pflegepersonals zur Steigerung der Behandlungsqualität. Zur Unterstützung können Aktivitäten auf einem Patienten-Flowboard visualisiert werden.

Huddle: Kurze Meetings zur Besprechung des Spitalalltags und der Umsetzung der Lean-Initiativen (siehe Huddle-Board).

Huddle-Board: Beschreibbare Tafel, welche für die tägliche Kommunikation zwischen Spitalmitarbeitenden eingesetzt wird und somit den Informationsfluss, die Teamarbeit und die Transparenz fördern.

K

Kaikaku: Japanisch «Transformation» oder «drastischer Wandel» wird häufig als Gegenstück zu «Kaizen» gesehen und beschreibt einen radikalen Veränderungsprozess, welches fundamentale Umdenken erfordert.

Kaizen: Japanisch «Wandel zum Besseren». Dies ist ein ganzheitlicher und kontinuierlicher Verbesserungsansatz, welcher drei Kernelemente enthält: Einbeziehung aller Mitarbeitenden, Veränderung in kleinen Schritten und andauernde Verbesserung.

Kanban: Auch Pull-Prinzip genannt, ist eine Methode zur bedarfsorientierten Steuerung des Materialflusses. Dabei wird Material erst nachgefragt, nachdem eine Entnahme stattgefunden hat und der Lagerbestand unter ein festgelegtes Mindestniveau gefallen ist.

KPI (Key Performance Indicator): Kennzahlen, die eine Beurteilung der Effektivität und Effizienz von Leistungen bzw. Leistungspotentialen diverser Einheiten ermöglichen.

L

Lean-Konzepte: Konzepte zur Verschlankung der Prozesse basieren auf dem KE.MO.PI.-Prinzip, welches sich aus drei Bestandteilen zusammensetzt: Kompetenz und Einstellung, Managementsysteme und Organisation sowie Prozesse und Infrastruktur.

Lean-Tools: Werkzeuge, die besonders dafür geeignet sind, die Lean-Vision erfolgreich umzusetzen, wie beispielsweise das 5S, Kaizen und Kanban.

Lean-Transformation: Umformung in schlanke Prozesse durch Beantwortung der drei Hauptfragen der Praxis «Why», «How», «What» mit Hilfe der Grundprinzipien (KE.MO.PI.) Kenntnisse und Einstellung, Managementsysteme und Organisation sowie Prozesse und Infrastruktur.

Lean-Vision: Philosophie zur Erreichung der optimalen Leistung für Patienten unter Zuhilfenahme der fünf Leitprinzipien des Lean-Managements: Eliminierung von Verschwendung, Flussprinzip, Nivellierung, Standardisierung und kontinuierliche Verbesserung.

LHT-BOK: Umsetzungskonstrukt der Lean-Hospital-Transformation, welche aufzeigt, wie schrittweise kleine, stetige Verbesserungen erreicht werden können.

M

Mobiler Pflegewagen: Mobiler Arbeitsplatz der Pflegenden, der einen Computer sowie Medikamente und Material enthält. Er ermöglicht umfassendere Betreuungs- und Dokumentationsmöglichkeiten vor Ort, verkürzt Wege und Reaktionszeiten.

Muda: Aktivität, die nicht zur Wertschöpfung beiträgt. Gilt zudem als Hemmnis, welches den Prozess behindern oder sogar blockieren kann. Traditionell gibt es sieben Arten der Verschwendung.

Mura: Entsteht durch fehlerhafte Abstimmung der Kapazitäten in der Leistungserbringung und macht sich in Form von Belastungsspitzen bemerkbar.

Muri: Tritt auf, wenn Mitarbeitende über ihre natürlichen Grenzen hinweg beansprucht werden. Muda, Mura und Muri gehören zu den drei «Mu’s» und sollten eliminiert werden.

P

Patient Journey: Wertstrom, der den tatsächlichen Weg der Patienten während des Spitalaufenthalts sowie alle patientenseitigen Erlebnisse umfasst. Ziel ist die Patientensicherheit und Behandlungsqualität zu verbessern.

PDCA-Zyklus: Plan-Do-Check-Act-Zyklus, auch Deming-Kreis, beschreibt ein vierphasiges Tool zur Problemerfassung und strukturierten Lösungsentwicklung.

Process Lead Time (PLT): Dauer vom Eintritt des Patienten in das Spital bis zum Austritt des versorgten Patienten aus dem Spital. Process Lead Time ist für die Patienten wahrnehmbar.

Punktuelle Lean-Transformation: Umwandlung einer Einheit oder eines Wertstroms innerhalb eines festgelegten Zeitraums.

Q

Quick Wins: Strategie mit dem Ziel, jene Vorhaben zuerst zu realisieren, welche schnell und mit geringem Aufwand zu ersten Erfolgen führen. Quick Wins folgen dem Paretoprinzip.

R

Root-Cause-Analyse: Versucht die Problemursache zu identifizieren anstatt durch Massnahmen ausschliesslich negative Auswirkungen zu beheben. Dazu wird häufig das 5-Why-How-Laddering verwendet.

RPIW (Rapid Improvement Work-shop): Meist mehrtägiges Seminar zur schnellen und drastischen Leistungsverbesserung.

S

Service Blueprint: Visualisierungstool, das Aktivitäten im Dienstleistungsprozess in einem Spital danach ordnet, ob sie im Hintergrund (Off-stage) ablaufen oder der Patient bei den Tätigkeiten beteiligt ist (On-stage).

Simulationszone: Organisatorischer und physischer Raum zur Gestaltung und Schulung von Lösungen. Die Gestaltung folgt dem Patient-Centric-Design.

Skill-Grade-Mix: Visuelles Management-Tool, welches die Qualifikationen von Mitarbeitenden identifiziert und bewertet. Die daraus abgeleitete Aufgabenverteilung dient der Entlastung von höher qualifizierten Mitarbeitenden.

Spaghetti-Diagramm: Tool zur Optimierung der Arbeitsplatzorganisation. Laufwege von Pflegefachkräften, Patienten oder Material werden als Linien zwischen Punkt A und B visualisiert, um ineffiziente Tätigkeiten zu identifizieren.

Standardisierung: Routineschaffung zur Erhöhung der Behandlungsqualität und Entlastung der Mitarbeitenden mithilfe präziser Beschreibung der Arbeitsabläufe für alle im Prozess involvierten Personen.

Stepped Wedge Design: Evaluationsmethode, um Interventionen auf Organisationsebene zu bewerten und organisatorische Veränderungen zu untersuchen. Das SWD beinhaltet die sequenzielle Einführung einer Intervention zu verschiedenen Zeitpunkten über einen bestimmten Zeitraum hinweg

Strategy-Deployment: Prozess, der beschreibt, wie eine Strategie auf den unterschiedlichen Ebenen übersetzt und umgesetzt werden soll. Bewusstes Einfangen von Rückmeldungen (Catchballing) hilft, eine kritische Masse an Befürwortern für die Umsetzung zu erreichen.

Stufenkonzept Lean-Training: Mehrstufiges Lern- und Trainingsprogramm zur Lean-Implementierung mit den Stufen «Lean-Vision verstehen», «Lean-Tools beherrschen und anwenden» sowie «coachen der Mitarbeiter im Kompetenzaufbau».

Swimlane-Diagram: Visualisierungsmethode für Prozessdarstellungen, welche die Verhältnisse zwischen Geschäftsvorgängen und Verantwortlichkeitsbereichen aufzeigt.

T

Transformations-Masterplan (TMP): Beschreibt den Ablauf einer Lean-Transformation nach dem Ausrollprinzip (Roll-Out). Zunächst Transformation eines Bereiches der Organisation. Danach Ausweitung auf alle Bereiche, um ein gesamtheitliches Lean-Managementsystem zu etablieren.

Transport: Eine der sieben Verschwendungen des Muda-Konzepts. Beschreibt unnötige und lange Transportwege zwischen einzelnen Arbeitsorten bzw. Prozessschritten.

V

Visual Management: Auch visuelle Kontrolle oder Management by Sight genannt, ist die Darstellung von Ist- und Sollsituationen mithilfe von Farbcodes oder Ampelsystemen, welche offen, unmissverständlich und für alle betroffenen Personen zugänglich sind.

W

Wartezeiten: Eine der sieben Verschwendungen des Muda-Konzepts. Zur Optimierung der Wartezeiten kann auf acht Prinzipien zurückgegriffen werden. Nicht-eliminierbare Wartezeiten können in ihrer Wahrnehmung verkürzt werden.

Wertstromdiagramm: Tool zur Visualisierung und Optimierung definierter Prozessschritte. Ziel ist die Verhinderung der Verschwendungen (Muda) von Zeit und Material sowie die Vermeidung von unnötigen und nicht-ökonomischen Aufgaben.