Swimlane-Diagram
Autoren
Dr. Christophe Vetterli / Katja Rüegg
Zusammenfassung
Das Swimlane-Diagram ist eine Visualisierungsmethode für Prozessdarstellungen. Diese Methode unterscheidet zwischen unterschiedlichen Akteuren, wobei jeweils eine «Schwimmbahn» den Verantwortungsbereich und alle enthaltenden Prozesselemente eines Akteurs repräsentiert. Gleichzeitig wird optisch klar, nach welchem Prozessabschnitt die Verantwortung auf einen neuen Akteur übergeht, indem sie als Prozesselement dargestellt wird. Pro Prozess werden folglich alle involvierten Akteure auf je einer Schwimmbahn aufgeführt und jeder Prozessschritt aufgezeigt (Gadatsch, 2012).
Zielsetzung / Leitfragen für die Praxis
Die Swimlane-Visualisierung ist eine einfache Methodik, um Verantwortlichkeitsbereiche bzw. Subprozesse über Aktivitäten, Dokumente und Entscheidungen übersichtlich darzustellen. Sie zeigt die Interaktionsbeziehungen zwischen den beteiligten Akteuren auf. Mithilfe der Swimlane-Visualisierung werden auch Prozessschwachstellen wie zum Beispiel unklare Verantwortlichkeiten oder Doppelspurigkeiten visualisiert. Zudem eignet sich die Methode, um Prozess-Alternativen oder Soll-Prozesse zu simulieren (Vicon GmbH, o.J.).
Voraussetzungen / Notwendige Ressourcen
Um einen Prozess mit der Swimlane-Methodik darstellen zu können, sind detaillierte Informationen erforderlich. Idealerweise ist Transparenz bei den bestehenden Prozessen vorhanden. Da in der Praxis vielfach keine (aktuellen) Prozessdokumentationen vorhanden sind, können diese beispielsweise mittels Interviews und/oder Workshops identifiziert werden. Meist sind mehrere Lernschlaufen erforderlich, da die Prozessabgrenzungen in der Realität nicht immer klar sind.
Detailbeschreibung des Tools
«Swimlanes sind analog einer Schwimmbahn Verantwortungsbereiche für Akteure, zwischen denen die zugeordnete Verantwortung für einen Prozessabschnitt hin und her pendelt, bis der Ablauf abgeschlossen ist» (Gadatsch, 2012, S. 76).
Das Swimlane-Diagram löste die Anfang der 1990er Jahre von H. F. Binner entwickelte Organisationsprozessdartstellung (OPD) ab (Binner, 2010). Die Diagramm-Methode gehört zu der Kategorie der kontrollflussorientierten Diagramme. Durch Swimlane-Grafiken werden Prozesse systematisch dargestellt. Es handelt sich um eine Art Kombination aus Zuständigkeitsdiagrammen und klassischen Flussdiagrammen (Gadatsch, 2012). Die Namensgebung des Swimlane-Diagrams ist zurückzuführen auf die Darstellungsweise, welche einem aus der Vogelperspektive betrachteten Schwimmbecken gleicht. Das Schwimmbecken stellt dabei den Gesamtkontext, das Spital, dar.
Bei dieser Art der Prozessdarstellung werden alle Prozessbeteiligten berücksichtigt und in einer eigenen Swimlane abgebildet. Mittels Verbindungspfeilen wird die Abfolge der Prozessschritte, Kommunikationsbezüge und Abhängigkeiten dargestellt. Die Aktivitäten sind jeweils einer Swimlane zugeordnet, dadurch wird die organisatorische Zuständigkeit ersichtlich. Die Darstellungsart gleicht einem Aktivitätendiagramm oder einem Aufgabenkettendiagramm von Österle (1995). Dabei sind Aktivitäten durch Rechtecke und Entscheidungen als Raute dargestellt (Gadatsch, 2012). Ein Beispiel für ein Swimlane-Diagram zeigt Abbildung 1. Um die Komplexität der Darstellung gering zu halten, wird häufig nur der «Happy Path» visualisiert, sprich der Normalprozess ohne komplexe Ausnahmen und Parallelpfade (Fischermanns, 2013). Eine auf dem Swimlane-Diagram aufbauende Darstellungsart ist die Business-Process-Modeling-Notation (BPMN). Diese Notationsform ist umfangreicher und deckt verschiedene Aspekte eines Geschäftsprozesses ab (Pitschke, 2010).
Abbildung 1: Beispiel einer Swimlane-Notation im Spital (in Anlehnung an Gadatsch, 2012, S. 85)
Gemäss dem Minnesota Department of Health (2011) kann das Vorgehen in vier Schritte unterteilt werden:
1. Den Prozess durchlaufen
Man beginnt mit dem prozessauslösenden Schritt und zeichnet den gesamten Ablauf auf. Dazu eignen sich folgende Fragen:
- Welche Personen sind in die einzelnen Schritte involviert?
- Woher stammen die Informationen?
- Wird der Prozess ohne Unterbrüche vollendet?
- Gehen Informationen an mehrere Orte weiter?
- Können Informationen falsch sein oder fehlen?
2. Den Prozess charakterisieren
- Welche Tools/Programme/Instrumente, etc. werden für jeden Schritt genutzt?
- Wie lange dauert jeder einzelne Schritt?
- Gibt es Übergaben, bei denen Aufgaben oder Informationen von Person zu Person weitergegeben werden?
- Fehlen bestimmte Informationen regelmässig oder werden Daten an mehreren Orten abgelegt?
- Gibt es Wartezeiten zwischen den Schritten?
3. Den Prozess zeichnen (aktueller Stand)
Dazu muss jeder Schritt identifiziert sein und Aufgaben in einer bestimmten Sequenz linear auf der Übersicht dargestellt werden. Es ist sinnvoll, unterschiedliche Tätigkeiten/Übermittlungen/Aufgaben mittels Formen und Farben zu kennzeichnen. Die Swimlane kann lang werden, daher lohnt es sich, diese beispielsweise zuerst mittels Post-Its auf dem Boden oder auf Tischen auszulegen.
4. Die Swimlane der Zukunft vorbereiten (Soll-Stand)
Nachdem alle Tätigkeiten sequenziert und charakterisiert wurden, müssen die Verschwendungen (Muda) im Prozess herausgearbeitet werden. Anschliessend sollten alle wertschöpfenden oder wertunterstützenden Schritte direkt miteinander verbunden sein. Einige Beispiele für Verschwendungen sind:
- Fehlende oder falsche Informationen
- Wartezeiten für Mitarbeitende oder Patienten
- Unnötige Wiederholungen zum Beispiel von Untersuchungen oder von Fragen bzgl. des Gesundheitszustands
Stärken und Schwächen
Herausforderungen
Je nach Prozess können die Swimlanes horizontal oder vertikal dargestellt werden. Hier gilt es zu beachten, dass die horizontale Ausrichtung meist einfacher zu lesen ist (von links nach rechts), weshalb sich diese Visualisierungsart vermehrt durchgesetzt hat (Vicon GmbH, o.J.).
Stärken
Die Swimlane-Methode wurde branchenneutral entwickelt. Aufgrund ihrer Einfachheit eignet sie sich aber im Besonderen für das Gesundheitswesen, weil dort selten Modellierungsexperten innerhalb des Unternehmens vorhanden sind (Gadatsch, 2012). Ein Swimlane-Diagram bietet sich vor allem für Prozesse an, die über mehrere Organisationseinheiten verlaufen. Viele Informationen können übersichtlich angeordnet werden und es wird sofort ersichtlich, wo Organisationseinheitsgrenzen überschritten werden und dadurch Störungen vorliegen (Ropers, 2013). Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass alle am Prozess beteiligten Akteure sowie deren Tätigkeiten abgebildet sind. Zudem werden auch Abhängigkeiten zwischen den Prozessschritten ersichtlich.
Eine besondere Stärke ist die Möglichkeit, bereichsübergreifende Prozesse durch klare Zuordnung der Zuständigkeiten aufzuzeigen. Es lässt sich ausserdem ein Optimierungspotenzial aus der Grafik ableiten (Vicon GmbH, o.J.).
Schwächen
Bei der Swimlane-Methode gibt es zwei Hauptprobleme. Zum einen können nicht-formal definierte Elemente zu Missverständnissen führen. Zum anderen wird nicht zwischen Informations- und Kontrollfluss unterschieden (Pitschke, 2010). Die geringe Detailtiefe kann sich ebenfalls als Nachteil herausstellen (Gadatsch, 2012). Eine weitere Herausforderung ist, den passenden Detaillierungsgrad und dabei die richtigen Wissensträger pro Prozess ausgewählt zu haben.
Quellenzitierung
Bitte zitieren Sie diese Quelle wie folgt:
Rüegg, K. & Vetterli, C. (2016). Swimelane-Diagram. In: A. Angerer (Hrsg.), LHT-BOK Lean Healthcare Transformation Body of Knowledge: Edition 2018–2019. Winterthur. Abgerufen von www.leanhealth.ch
Literatur
Fischermanns, G. (2013). Praxishandbuch Prozessmanagement - Das Standardwerk auf Basis des BPM Framework ibo - Prozessfenster. 11., grundlegend überarb. Auflage. Giessen: Verlag Dr. Götz Schmidt.
Gadatsch, A. (2012). Grundkurs Geschäftsprozess-Management: Methoden und Werkzeuge für die IT-Praxis: Eine Einführung für Studenten und Praktiker. Wiesbaden: Springer.
Minnesota Department of Health (2011). Swim Lane Map. Abgerufen von http://www.health.state.mn.us/-divs/opi/qi/toolbox/swimlane.html.
Pitschke, J. (2010). Warum sind Geschäftsprozessmodelle oft zu komplex? Tipps für Geschäftsprozessoptimierer. Abgerufen von http://www.enterprise-design.eu.
Ropers, J. (2013). Operative Prozesse mit Kennzahlen zielorientiert steuern. Controller Magazin, (1), S. 4–13.
ViCon GmbH (o.J.) Die Swimlane-Darstellung. Abgerufen von http://www.swimlane.info/index.htm.
